Jak vést poradu

Když jsem kdysi dávno působil na katedře jisté fakulty, záviděli nám pedagogové i vědci ze sousední katedry kvalitu našich porad. Sousední katedra byla téměř stejně početná, problémy měla velmi analogické. A přesto - u nich dusno nejednou k zalknutí, nevydržitelný pocit slimáčího tempa s mnohými návraty na samý začátek, pocit zbytečnosti. U nás přátelská (při vší náročnosti) atmosféra občas proložená humorem (při vší nehumornosti socialistických časů), konkrétnost, bez zbytečného zdržování, čerstvo. A hlavně - to, co u nás trvalo čtyřicet minut, to u sousedů čtyři hodiny.

Vedoucí katedry byl kromě jiného vysokoškolsky vzdělaný psycholog a bylo to znát. Nejvíce mi však utkvěla jedna jeho metoda. Ta asi měla na časovou rozdílnost oproti sousedům (při dodržení kvality a obsahu) největší vliv.

Kdykoliv šéf zjistil, že diskuse byť jen začíná zabředávat do prestižního handrkování dvojice či soupeřících skupinek, zvedl vysoko ruku a pravil: "STOP! To se týká tebe, tebe a snad ještě tebe. Třikrát ukázal na konkrétní členy katedry. Vyřešíte si to kdykoliv do té a té doby, kdekoliv jen ne tady."

Shrnuto: Správná porada je o tom, co zajímá všechny zúčastněné nebo drtivou většinu. Odhadnout předem, šéfe, při přípravě.

Jindy jsem školil jednoho šikovného mladého náměstka jistého ministra. Sjeli jsme se v hotelu mimo civilizaci, před začátkem mého školení byla ještě porada. Než odešel náměstek do poradního salonku, řekl ke všem: "Začne pan ten, ten a ten plus všichni tři z úseku toho a toho. Po čtvrthodině odejde ze salonku ten a přijdou ti a ti dva. Pak, po dalších asi dvaceti minutách, přijdou další čtyři ti a ti, v předsálí bude připraven na zavolání další jeden ten a ten. Nakonec zbudeme tři, já, ten a ten, počítám maximálně s třiceti minutami na tuto závěrečnou fázi. Pak se sejdeme všichni zase zde."

Plus minus dvě minutky to fungovalo.

Že příprava porady je důležitá, že mnohomluvné je třeba taktně, avšak důsledně držet zkrátka, že zápis má mít u všech úkolů termín a zodpovědnou osobu, že se má budovat (nejlépe pomocí spojenců) nesmiřitelná atmosféra vůči nepřipraveným a opozdilcům - to snad, milí čtenáři, hanba vůbec připomínat. Abecedě netřeba se učit.

Raději další příběh: Pracoval jsem na velkém výpočetním středisku, kde hospodaření s časem mělo podobu "řádně vyplnit pracovní dobu činnostmi, které vypadají dostatečně alibisticky jako práce". Porada trvávala hodně přes půl směny a byla takto v pracovních výkazech hrdě prezentována.

Na vysoké škole - viz výše - se zhruba totéž zvládalo v čase do jedné hodiny, výjimečně do jedné a půl. Na naší fakultě však byla tehdy pevná pracovní doba a muselo se sedět za psacím stolem byť tupě zírajíce, až do 15:45, i když se neučilo. Běda studovat doma nebo v knihovně!

Pracoval jsem i na střední škole, jednom z nejsvobodnějších pracovišť dřívějších časů. Kdo odučil a splnil dozory apod., mohl i domů. Za deset minut přestávky bývalo vyřešeno vše v rámci předmětové komise, za dvacet minut velké přestávky leccos společného cca 50 kantorům našeho ústavu (včetně seběhnutí se do sborovny přes více pater a rozeběhnutí se do tříd), velká porada na hodinu maximálně jednou měsíčně.

Není to jen myšlenka profesora Parkinsona, že práce (tj. i porada) má tendenci roztáhnout se na celý čas, který je jí vymezen.

Respektujte to. Zkoušeli jste poradu se začátkem těsně před koncem obvyklé pracovní doby? Zkoušeli jste poradu vestoje?

A co takhle předem oznámit dobu konce porady s tím, že kdo po této hodině a minutě nechce zůstat v místnosti, smí svobodně a bez následků odejít? Zde zbývá ještě pohlídat, aby sankce dopadly právě na ty, kteří poruchy kvůli neúplnému konci porady zavinili.

Kvůli stmelení kolektivu (týmu) jezdívá leckterá firma na dva dny do přírody. Přijedeme, dopoledne bude kratší porada, odpoledne pak ... (vycházky, bazén, sauna, sporty jsou jmenovány nahlas, o konzumaci alkoholu a flirtování s kolegy a kolegyněmi se ve všeobecném tichém souhlasu mlčí).

Úmysl dobrý, realizace má často zádrhele. Dopolední porada otevře staré rány a konflikty, někdo je pobouřen, jak kolega-podrazník dělá v horách ze sebe andílka, a večerní dýchánek bývá bohatě proložen pomlouváním. Čili spíše rozkližováním kolektivu.

Řešení?
Žádná porada dopoledne. Výjezd ano, ale čistá radost. Jste přece naši zaměstnanci, naše největší bohatství - a také jenom lidé. Dopřejte si, pokud neškodíte druhým, užijte co libo! A přísný zákaz mluvit o práci. Pokud školení, tak snad jedině témata jak se nerozčilovat, jak vypnout, jak se bránit aroganci obecně, individuální poradenství. Nikoli konkrétní choulostivosti podniku.

Je-li mluvit o práci zakázáno, buďte si jisti, že do první půlnoci začnou právě největší podnikoví kverulanti mluvit o ní tak zapáleně, že jsou přístupní argumentům šéfů a motivovatelní jako nikdy v práci. Opozice podvědomí je všudypřítomná.

Když manažéři zakážou lidem oficiální poradu na dopoledne, budou ji o to spontánnější a účinnější navečer.